A Arquivística é a ciência que estuda as funções dos arquivos, a gestão documental e a preservação da informação. Seus princípios e conceitos são cruciais para organizar, armazenar e disponibilizar documentos de forma eficiente e segura. Compreender esses fundamentos é indispensável para profissionais da área e candidatos a concursos públicos que exigem conhecimentos em Noções de Arquivologia, garantindo a correta aplicação das técnicas e a valorização do patrimônio documental.
📝 Questão comentada
Enunciado: Em Arquivologia, o princípio que estabelece que os arquivos devem ser organizados e mantidos de acordo com a estrutura e as atividades da entidade que os produziu, sem misturar documentos de diferentes proveniências, é conhecido como:
- A) Princípio da Ordem Original.
- B) Princípio da Acessibilidade.
- C) Princípio da Proveniência.
- D) Princípio da Indivisibilidade.
- E) Princípio da Territorialidade.
Gabarito: C
Comentário: O Princípio da Proveniência, também conhecido como Respeito aos Fundos, é fundamental na Arquivologia. Ele determina que os documentos de um arquivo não devem ser misturados com os de outros arquivos, mantendo a integridade do fundo documental e sua origem institucional. A Ordem Original (alternativa A) refere-se à manutenção da sequência em que os documentos foram criados ou recebidos dentro de um mesmo fundo. A Acessibilidade (alternativa B) é um objetivo da gestão arquivística. A Indivisibilidade (alternativa D) complementa a Proveniência, garantindo que o fundo seja tratado como uma unidade. A Territorialidade (alternativa E) não é um princípio arquivístico fundamental neste contexto.
❓ Perguntas frequentes
O que é Arquivística: princípios e conceitos.?
Resposta: A Arquivística é a ciência que estuda a organização, gestão e preservação de documentos de arquivo, baseando-se em princípios como a proveniência e a organicidade para garantir sua autenticidade e acesso.
Exemplo: A organização dos documentos de um ministério seguindo a estrutura hierárquica de suas secretarias e departamentos é um exemplo prático da aplicação dos princípios arquivísticos.
Erro comum: Achar que Arquivística se resume a guardar papéis, sem considerar a gestão do ciclo de vida documental e o valor informacional.
Qual a importância do Princípio da Proveniência na Arquivística?
Resposta: O Princípio da Proveniência estabelece que os documentos de um arquivo não devem ser misturados com os de outros, mantendo a integridade do fundo arquivístico e sua origem.
Exemplo: Separar os documentos produzidos pela prefeitura de uma cidade daqueles gerados pelo governo estadual, mesmo que tratem do mesmo assunto, respeitando a entidade produtora.
Erro comum: Confundir Proveniência com Ordem Original, que é a manutenção da sequência em que os documentos foram criados ou recebidos pela entidade.
O que é o Ciclo Vital dos Documentos na Arquivística?
Resposta: O Ciclo Vital dos Documentos, ou Teoria das Três Idades, descreve as fases de vida de um documento: corrente (uso frequente), intermediária (uso esporádico) e permanente (valor histórico/probatório).
Exemplo: Um processo administrativo em andamento está na fase corrente; após sua conclusão, vai para a fase intermediária por um tempo determinado; se tiver valor histórico, é preservado permanentemente.
Erro comum: Acreditar que todos os documentos devem passar por todas as três fases ou que a fase intermediária é apenas um depósito sem gestão.
Qual a diferença entre arquivo corrente, intermediário e permanente?
Resposta: Arquivo corrente é de uso frequente e imediato; intermediário guarda documentos de uso esporádico aguardando destinação final; permanente preserva documentos de valor histórico, probatório ou informativo definitivo.
Exemplo: No setor de RH, as fichas de funcionários ativos estão no arquivo corrente; as de ex-funcionários, aguardando prazo legal, no intermediário; e os registros de fundação da empresa, no permanente.
Erro comum: Pensar que o arquivo intermediário é um "cemitério de papéis" sem qualquer organização ou que o arquivo permanente não tem mais valor administrativo.
Para que serve a Tabela de Temporalidade Documental?
Resposta: A Tabela de Temporalidade Documental é um instrumento que define os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, além de sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).
Exemplo: Uma tabela pode indicar que notas fiscais devem ser guardadas por 5 anos na fase corrente, mais 2 anos na intermediária, e depois eliminadas, enquanto atas de reuniões da diretoria são de guarda permanente.
Erro comum: Achar que a Tabela de Temporalidade é apenas para eliminar documentos, ignorando seu papel na gestão, organização e identificação de documentos de valor permanente.
O que significa o Princípio da Organicidade na Arquivística?
Resposta: O Princípio da Organicidade afirma que os arquivos refletem a estrutura, funções e atividades da entidade produtora, formando um conjunto orgânico e interligado.
Exemplo: Os documentos de um departamento de licitações estarão naturalmente relacionados aos documentos do departamento financeiro e jurídico, seguindo a lógica de funcionamento da instituição.
Erro comum: Confundir organicidade com a simples ordem cronológica ou alfabética, sem considerar a interdependência funcional dos documentos.
